Dans le cadre du webcom Montréal 2010, j’ai assisté à la conférence de Bevin Hernandez intitulée ÉTUDE DE CAS: Comment lancer votre intranet social.
Durant sa présentation, elle a expliqué comment son équipe a réussi à effectuer une refonte de l’intranet Penn State Outreach en 7 semaines pour ses 1500 utilisateurs. Le Penn State avait déjà un intranet, mais il ne répondait pas aux besoins des utilisateurs. Conséquemment, ils ont décidé de repenser l’intranet de zéro.
Dès le lancement du projet, il a été déterminé que ce n’était pas les technologues qui allaient être propriétaires du projet, mais plutôt les usagers qui vont vouloir utiliser le système. Pour ce faire, le choix de l’outil technologique s’est fait à partir des besoins réels des usagers.
Ensuite, le plus gros du projet a été de monter un plan de communication destiné aux employés afin de les motiver à utiliser ce nouvel intranet. Pour ce faire, certaines actions ont été posées avant le lancement (cartes d’invitation envoyées aux employés, différentes formations offertes, affiches exposées sur les babillards, etc.) et après le lancement (vidéos, message vocal sur chaque poste téléphonique, affiches, etc.).
Pour en savoir plus sur ce projet, je vous invite à lire l’article «How to Launch an Intranet: Penn State Outreach Case Study».
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Hum…7 semaines pour tout faire, incluant la recherche utilisateur concernant un gros panel d’usager, l’architecture d’information, le prototypage, le design, les tests, le choix d’un outil technologique, son implantation, l’écriture des contenus, le développement d’outils internes, l’intégration, le plan de com, l’acceptation du tout par les décideurs…le tout dans une dynamique de développement centre utilisateur…Hum
Tu as bien raison Loïc. Moi aussi, je doute qu’ils aient eu le temps de faire plusieurs de ces choses (en 7 semaines).
Pour ce projet, la responsable de projet avait très peu de temps pour implanter ce nouvel intranet (on lui donnait 7 semaines). En fait, l’intranet qui était déjà en place avait une très mauvaise réputation auprès des employés, car il n’aidait aucunement les usagers dans leurs tâches (difficulté d’utilisation, interface peu invitante, etc.). Penn State voulait principalement aider la collaboration interdépartementale avec l’aide d’outils 2.0 (blog, wiki, forums, etc.), ce qui explique pourquoi ils ont dû changer leur système de gestion de contenu web.
Par la suite, leur stratégie a été d’inciter les employés à utiliser ce nouvel intranet (qui incluait ces nouveaux outils collaboratifs) avec le support d’une forte campagne marketing. Ça semble avoir fonctionné. Mais, il est vrai qu’il aurait été intéressant de savoir ce qui a été réellement fait côté tests utilisateurs, protoypage, écriture des contenus, etc.
Épatant. Même si c’est un peu vanté à l’américaine